Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Rekisterinpitäjä: Mikko Mäkinen
Sähköpostiosoite: mikko.makinen@raseko.fi

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Tietoverkon käyttäjähakemisto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yksilöity tunnistautuminen tietoverkon kautta tarjottaviin resursseihin. Hakemistoon talletetaan käyttäjien ja laitteiden tietoja.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista:

• etunimi
• sukunimi
• käyttäjätunnus
• kuvaus
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• salasana
• tunnuksen voimassaolo
• kustannuspaikka
• postitusryhmätieto
• käyttöoikeusryhmätieto
• työhuoneen sijainti
• postiosoite
• tehtävänimike
• esimiestiedot
• toimintayksikkö

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään työsuhteen ja/tai opintojen keston ajan.
Yhtymähallituksen jäsenten sähköpostiosoitteet toimikauden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijahallintorekisteri Primus sekä, esimiesten tekemät käyttövaltuushakemukset. Käyttövaltuushakemuksista oma tietosuojaseloste.
Yhtymähallituksen jäsenten omat ilmoitukset sähköpostiosoitteista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Käyttäjätunnusten tietoja siirretään seuraaviin RASEKON käyttämiin järjestelmiin:

• Office365 (opiskelijat+henkilökunta)
  – Office365:kautta käyttäjätunnukset siirtyvät Thinglinkiin
• Adobe (opiskelijat +henkilökunta)
• Webropol* (opiskelijat+henkilökunta)
• ESMI (opiskelijoiden kulunvalvonta)
• SafeQ -turvatulostus (opiskelijat+henkilökunta)
• IMS toimintajärjestelmä (henkilökunta)

IMS:iin siirtyviä henkilökunnan käyttäjätietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osaston nimi. Arterin ohjelmistotuotteissa  IAM-Moduuli hoitaa keskitetyn identiteetin- ja pääsynhallinnan. Palvelu rakentuu avoimen lähdekoodin KeyCloak-ratkaisuun ja IAM käyttää Google Cloud Platformia henkilötietojen käsittelyprosessiin. IAM-modulin kautta hallittavat käyttäjätiedot tallentuvat Google Cloud Platformin palvelimille Haminassa ja tallennetut tiedot ovat Arterin hallinnassa.

• Tiedonsiirto vasta ensimmäisen kirjautumisen yhteydesssä

Webmail ja Outlook sähköposti: työntekijöiden sähköpostiosoitteet. Työn kannalta tarvittavat sähköpostiryhmät sisäiseen käyttöön.
Office 365 Opiskelijoiden sähköpostiosoitteet
Yhtymähallituksen sähköpostiosoitteet: hallituksen jäsenten itse ilmoittamat sähköpostiosoitteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Rekisterin suojausperiaate

Tietoa käyttäjätunnushakemuksista ja käyttäjähakemistoa ei säilytetä manuaalisessa muodossa.
Käyttövaltuushakemuksista erillinen tietosuojaseloste.
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin tietoturvallisesti ja niihin on pääsy ainoastaan Tietotekniikkapalveluiden henkilökunnalla.
Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: Tina Teinilä
Sähköpostiosoite: tina.teinila@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7433

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Stipendien ja apurahojen hakemista ja myöntämistä koskeva henkilötietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Opiskelijan ja/tai hänen huoltajansa antama suostumus tietojen käsittelemiseen. Suostumus annetaan toimittamalla allekirjoitettu hakemus Rasekoon.

Tietoja käsittelevät:

1. Hjalmar Karlströmin Säätiö: työryhmä, jossa on rehtori, palvelupäällikkö, tekniikan ja liiketoiminnan alan koulutuspäälliköt ja tekniikan alan koulutuspalvelupäällikkö sekä Varhan kuraattori.

2. Rasekon omat stipendit: vastuuopettaja ja palvelupäällikkö, jotka esittävät stipendiä hyväksyttäväksi sekä rehtori, joka hyväksyy esityksen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Hjalmar Karlströmin Säätiön apurahahakemus ja sen liitteet sekä päätösdokumentit

Jakoperusteina ovat säätiön määrittämät kriteerit: tekniikan tai liiketalouden opiskelija, opintomenestys, sosiaalinen tausta ja apurahan tarve. Hakemuksessa pyydetään henkilötiedot ja tietoja, joilla jakoperusteet voidaan tarkastaa sekä tilinumerotiedot maksamista varten.

Rasekon omat stipendit: Stipendistä tehty esitys ja päätösdokumentit. Esityksessä on henkilötiedot, stipendin myöntämiseen tarvittavat tiedot ja tilinumerotiedot.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Vastaanotettuja hakemuksia liitteineen säilytetään yksi vuosi apurahojen ja stipendien maksamisesta.

Apurahojen ja stipendien saajien luettelot säilytetään arkistomääräysten perusteella pysyvästi.

Maksutositteessa olevia tietoja säilytetään 10 vuotta apurahojen maksamisesta.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiden itsensä täyttämästä ja Rasekoon toimittamasta hakemuksesta ja hakemuksen liitteistä tai vastuuopettajan tekemästä esityksestä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille:

• Rasekon opiskelijahuollossa työskentelevä Varhan kuraattori on hakemuksia käsittelevässä ryhmässä
• Stipendien saajien nimet ja stipendien myöntämisperusteet voidaan julkistaa ja luovuttaa medialle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

Vastaanotetut hakemukset liitteineen ja maksutositteet, joissa on saajan nimi, tilinumero ja apurahan tai stipendin määrä.

1.1.2022 alkaen manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset liitteineen skannataan sähköiseen muotoon ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM). Manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset tuhotaan heti skannauksen jälkeen.

Ennen 1.1.2022 saapuneet hakemukset säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy työ- tai virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Apurahojen ja stipendien saajien luettelot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Tuukka Leino
Sähköpostiosoite: tuukka.leino@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7508

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

AutoFutur. Rasekon autokorjaamon ohjelmisto, joka sisältää asiakastietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

AutoFutur ohjelmisto sisältää Rasekon autokorjaamon asiakastiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on taata Rasekon autokorjaamolle asiakastiedot huolto- ja korjaustöiden tekemistä sekä laskutusta varten. Tietoja käsittelevät auto-osaston henkilöstö sekä henkilöstön valvonnassa tarvittaessa alan opiskelijat.

Henkilötietojen käsittely perustuu autoalan korjaus- ja huoltotoiminnan sopimuksenvaraisuuteen (asiakassuhteen muodostuminen tilauksen perusteella)

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• yritysasiakkailla myös henkilön työpaikka ja sen yhteystiedot

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään osana kirjapitoaineistoa 10 vuoden ajan.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään suullisesti ja auto-osaston henkilöstö kirjaa ohjelmistoon tai tiedot haetaan ohjelmistossa olevalla Trafi-kyselyllä. Liikenne- ja viestintävirasto Traficom on palveleva liikenteen ja viestinnän lupa-, rekisteri- ja valvontaviranomainen.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

Paperiset työmääräykset säilytetään myös auto-osaston toimistossa lukitussa kaapissa ja ne tuhotaan 5 vuoden jälkeen työn valmistumisesta.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään AutoFutur ohjelmiston pilvipalvelussa.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla tai pilvipalvelussa, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiakkaalle asiasta lakien mukaisesti.

Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyn sopimuksen liitteessä on salassapitoa koskevat ehdot.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Kimmo Keinästö
Sähköpostiosoite: kimmo.keinasto@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7661

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Paikannin.com paikkatietorekisteri ohjelmisto, joka sisältää asiakkaaseen liittyviä tietoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

paikannin.com ohjelmisto sisältää Rasekon auton (2 kpl) sijaintitiedot, missä auto on liikkunut

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapauksissa, jossa on epäily auton väärinkäytöstä tai auton sijainnin löytämiseksi

Henkilötietojen käsittely perustuu tietoon, avaimia lainattaessa on tiedossa, kuka ajaa autoa.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Paikkatieto
• Ajotapa ja reittitieto
• Kellonaika
  Rekisteriin tallentuu autojen GFZ-500 ja UCY-352 em. tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Paikkatietoloki poistetaan 6 kk välein.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kirjautumalla käyttäjätunnuksella järjestelmään.

Henkilöltä itseltään suullisesti (auton käyttäjä) ja Rasekon henkilökuntaan kuuluvalta, joka luovuttaa auton käyttöön, kuka on autoa käyttänyt.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla tai pilvipalvelussa, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiakkaalle asiasta lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Tina Teinilä
Sähköpostiosoite: tina.teinila@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7433

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Asianhallinta Fujitsu CaseM

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle: Tehtävänä on vireille tulevien ja järjestämisvastuun velvoittamien asioiden asianmukainen käsittely. CaseM käytetään asiakirjojen ja dokumenttien (mm. lausunnot, vastineet) laatimiseen, seurantaan, tiedoksiantoon ja sähköiseen säilyttämiseen. Järjestelmässä tehdään hankintapäätökset. Tehtävät liittyvät asiankäsittely, päätöksenteko, tietopalvelu ja arkistointi. Toimintaa ohjaa Kuntalaki 410/2015, Arkistolaki 23.9.1994/831 ja itse asiaan liittyvä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Toiminta kattaa asianhallinnan diaarin, asiakirjojen skannauksen ja jakelun, dokumenttien hallinta ja sähköisen tallentamisen, asioiden käsittelyvaiheiden seurannan, viranhaltijan päätöksenteko ja jakelu. Rekrytointipäätökset, viranhaltijapäätökset, kokoushallinnan.

Tietosisältö:

– Vireillä olevat ja päätetyt asiat, niihin liittyvät asiakirjat ja päätökset

– Asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/ huoltaja.

– Asian käsittelyyn liittyvien viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot: nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

– Asian käsittelyyn liittyvien luottamushenkilöiden yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, luottamustoimet, luottamustoimihistoria Käyttöoikeudet: nimi, yksikkö, sähköpostiosoite, tunnus ja salasana

Osa käsiteltävistä asioista on salassa pidettävää. Toimintaa ohjaa tältä osin Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, 21.5.1999/621 § 24. Asianhallinnan ydinjärjestelmä on CaseM Asianhallinta. Kokonaisuuteen liittyy kokoushallinta.

Henkilötietojen säilytysaika

Arkistonmuodostus- ja tiedonohjaussuunnitelman mukainen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, eli yksityishenkilöiltä, vireillepanijalta, lausunnonantajalta, yhteisöiltä ja viranomaisilta ja luottamushenkilöiltä. Tietoja täydennetään valmistelussa ja päätöksenteossa.

– Sopimustiedot tuodaan Cloudia-sopimushallinnasta

– CGI Populus – Banking SaaS

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimustietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Käyttöoikeudet ja niiden hallinta Asianhallinnan käyttöoikeus luovutetaan ainoastaan sitä työssään tai tehtävässään tarvitseville Rasekon työntekijöille. Käyttöoikeudet määritellään käyttäjälle sen roolin mukaan, mitä tehtävän suorittaminen edellyttää. Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä. Käytön valvonta Työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä valvotaan lokitietojen avulla. Asiahallintasovelluksessa säilyy asian käsittelijätieto ja aikaleima historiatietona. Lokitiedostoja säilytetään tiedostojärjestelmässä, johon on käyttöoikeuksin rajattu pääsy (luku- tai kirjoitusoikeudet) palvelun ylläpidosta vastaavilla henkilöille. Tekninen ylläpito Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja. Käytettävyyden varmistaminen Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa. Manuaalinen aineisto Tausta-aineistot, jotka ovat manuaalisessa muodossa, säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistoja koskevat samat käsittelysäännöt kuin tietojärjestelmiin vietyjä tietoja.

Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot liitteenä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Tuula Nordqvist
Sähköpostiosoite: tuula.nordqvist@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7604

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Ceepos-kassajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• maksujen oikean kohdentaminen, asiakkaan tunnistaminen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuden todentaminen, raportointi.
  Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittämiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitetoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Asiakkaat: asiakkaan nimi, yritys/organisaatio, tiedot ostetuista palveluista ja niiden muutoksista.
Käyttäjät: käyttäjätunnus, nimi
Myyjät: myyjänumero
Rekistereihin tallennettujen henkilötietojen lisäksi kassoilla kirjattuihin kassatapahtumiin voidaan liittää kirjaushetkellä selitteeksi vapaamuotoisia henkilötietoja.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän muihin järjestelmiin, kuten taloushallinnon järjestelmiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään kuntayhtymän omilla palvelimilla tai tarkoituksenmukaisesti palveluntarjoajien palvelimilla.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot liitteenä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Meri Saario
Sähköpostiosoite: meri.saario@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7602

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon tarjousten käsittely ja sopimusten hallinta
Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kuntayhtymän hankintojen kilpailutukset Cloudiassa.
Ilman kilpailutusta tarjous voidaan pyytää käyttämättä Cloudiaa postitse tai sähköpostitse.
Sopimusten hallinta.

Rekisterin tietosisältö

Sisältää hankintaprosessin eri vaiheissa tarvittavia tietoja kuten tarjouspyyntöjä, tarjouksia ja sopimuksia.
Tarjouspyynnöt, hankintailmoitukset, hankintapäätökset sekä hankintasopimukset ovat lähtökohtaisesti julkisia.
Julkisuuslain mukaan salassa pidettävät tiedot hankintaprosesseissa ovat salaisia.
Hankinnan laadusta riippuen toimittajien referenssitiedot tarkistetaan, CV:t, yrityksen taloudellinen tilanne.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Hylätyt tarjouspyynnöt 10 vuotta hankintapäätöksen tekemisestä.
Hyväksytty tarjous + sopimus voimassaoloaika + 10 vuotta

Säännönmukaiset tietolähteet

Hankintayksiköltä: sopimusasiakirjoja, tarjouspyyntö, liitteet, pyydetään toimittajilta täsmennyksiä toimittajan ilmoittamasta sähköpostiosoitteesta, vastataan toimittajien lisätietokysymyksiin ja vastaukset välitetään kaikille tarjoajille (siihen hankkeeseen) toimittajien antamaan sähköpostiosoitteeseen.
Tarjoaja /Yritys toimittaa tarjouksen liitteineen, sisältää yhteystiedot tarjouksen yhteyshenkilöstä tarjousasiakirjassa.
Sopijakumppanin sopimukseen merkitsemät tiedot.
Tilaajavastuulain edellyttämät tiedot myös ytj.fi, tilaajavastuu.fi
Julkisuuslain mukainen luovutus tarjouksen julkisista asiakirjoista + sopimuksesta.
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia, jotka koskevat tarjousten tai sopimusten sisältöä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Hankintayksiön tarjouspyynnön tiedot:
Hankintalain mukaiset ilmoituskanavat:
Hilma tietokantaan rajapinnan kautta siirtyy tarjouspyyntöön liittyvät tiedot. ESPD-yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja. Pakollinen EU:n kynnysarvon ylittyvissä hankinnoissa.
Hilman tiedot julkaistaan eurooppalaisessa TED tietokannassa
Julkisuuslain mukainen luovutus tarjouksen julkisista asiakirjoista + sopimuksesta.
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia, jotka koskevat tarjousten tai sopimusten sisältöä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Ennen 1.1.2022 laaditut sopimukset säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella. Samoin ennen 1.1.2022 hyväksytyt tarjousasiakirjat säilytetään viranhaltijapäätöksen liitteenä.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
1.1.2022 alkaen kaikki dokumentit, joita on käsitelty Cloudiassa
säilytetään Cloudia Oy:n palvelinympäristössä vahvasti suojattuna ja varmennettuna. Cloudian lisäksi sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.
Rekisterien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan yleisissä sopimusehdoissa on salassapitoa koskevat ehdot liitteenä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Marjo Rinne
Sähköpostiosoite: marjo.rinne@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7605

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

RasekoNews -uutiskirjeen osoiterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on koulutusten ja tapahtumien markkinointi sekä asiakas- tai yhteistyösuhteen ylläpito. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• yrityksen tai yksityisen henkilön sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
• sekä henkilön niin itse halutessa, myös
• henkilön nimi
• yritys/organisaatio
• organisaation postinumero

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään, kunnes tilaaja itse poistuu postituslistalta tai pyytää osoitteensa poistamista tai kunnes yhteistyösuhde esimerkiksi työpaikkaohjaajana päättyy.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kertyy henkilöiden tekemien uutiskirjetilausten kautta, henkilöiden osal-listuttua Rasekon tapahtumiin tai oltuaan yhteydessä Rasekon kouluttajiin ja annettuaan luvan uutiskirjemarkkinointiin, työpaikoilla oppimisen yhteistyöso-pimusten kautta (henkilön yhteystiedot lisätään Rasekon opiskelijahallintojär-jestelmään työpaikkaohjaajan ominaisuudessa) tai Rasekon voimassa olevasta opiskelijarekisteristä (+ maks. kaksi vuotta opintojen päättymisestä).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Yhteystietoja ei säilytetä manuaalisessa muodossa.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot ovat Creamailerin palvelimella ja ne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjätunnukset on myönnetty ainoastaan erikseen nimetyille markkinointitehtäviä hoitaville Rasekon työntekijöille.
Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan yleisissä sopimusehdoissa on salassapitoa koskeva ehto.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Kari Jaakkola
Sähköpostiosoite: kari.jaakkola@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7656

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon erityisruokavaliot rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Huomioida opiskelijoiden ja henkilökunnan erityisruokavaliot Raision seudun koulutuskuntayhtymän Campus-alueen ruokailuissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on taata Raision seudun koulutuskuntayhtymän opiskelijoiden ja henkilökunnan erityisruokavalioiden mukaiset oikeat ruoka-annokset ruokailuissa. Tietoja käsittelevät ruokapalveluhenkilöstö ja matkailu-, ravitsemus- ja talousalan (marata) opettajat ruokien valmistamisen yhteydessä. Ruokien valmistamisessa avustavat opiskelijat katsotaan rekisterin käytön osalta kuuluvaksi ruokapalveluhenkilöstöön.

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on lakisääteinen velvollisuus tarjota päivittäinen ruoka ammatillista perustutkintoa opiskeleville (pl. perustutkintoa työvoimakoulutuksessa opiskelevat)

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi, syntymäaika, opetusryhmä, toimipiste (ensisijainen opiskelupaikka)
• dieettiin tai vakaumuksen mukaiseen ruokavalioon liittyvät tiedot
• alaikäisen opiskelijan kohdalla huoltajan yhteystiedot (nimi ja puhelinnumero)
  Opas erityisruokavalioista Rasekossa ja erityisruokavalio-lomake löytyvät Rasekon kotisivuilta: https://www.raseko.fi/opiskelijaruokailu

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään lukuvuoden ajan.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiden itsensä täyttämän ja Rasekon ruokapalvelulle toimittaman erityisruokavalioilmoituksen välityksellä.
Henkilöt toimittavat erityisruokavaliotiedot opiskelun alettua ja opintojen jatkuessa syyslukukauden alussa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille:

• koulutuskuntayhtymän hankkimien ateriapalvelujen palveluntarjoajille
• kuntayhtymän opiskelijahuollon henkilöstölle (terveydenhoitaja, lääkäri, kuraattori ja opinto-ohjaaja)

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto (henkilöiden täyttämät erityisruokavalioilmoitukset) säilytetään ruoka-palvelupäällikön työtilassa lukitussa kaapissa, johon pääsy määräytyy tehtävän perusteella (ruokapalvelupäällikkö tai ruokapalveluasiantuntija).

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään kuntayhtymän omilla palvelimilla tai sopimusyhteistyökumppanien palvelimilla siten, että tarvittavat tiedot (henkilön nimi, ryhmä ja erityisruokavalio) ovat koosteena käytettävänä ruokapalvelun hallinnoimissa keittiöissä (Eeronkuja 3, Juhaninkuja 1 ja Purokatu 1). Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Juuso Visasalo
Sähköpostiosoite juuso.visasalo@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7676

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon ESMI kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kulunvalvontajärjestelmän tarkoitus on suojata kohteen omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä.
Kulunvalvontajärjestelmän tarkoitus on suojata henkilökunnan työrauhaa ja omaisuutta, sekä lisätä työturvallisuutta ohjaamalla työntekijöiden, opiskelijoiden ja vierailijoiden kulkua. Näitä tarkoituksia varten rekisteriin tallennetaan kiinteistössä oleskelevien henkilöiden tietoja.

Työntekijöiden tagien käytöstä kulunvalvontajärjestelmään tallentuvat tiedot ovat työntekijöitä koskevia tietosuojalain tarkoittamia henkilötietoja ja niistä muodostuu henkilörekisteri. Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa
työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi

Rekisterin tietosisältö

Kulunvalvontajärjestelmä muodostavat sähköisen henkilörekisterin. Järjestelmässä näkyvät henkilötiedot; nimi, henkilönumero, kulkuoikeusryhmä. Kulunvalvontajärjestelmään kirjautuvat hyväksytyt ja hylätyt kulkutapahtumat
rakennuksissa päivämäärineen ja kellonaikoineen. Kulku tapahtuu sähköisellä kulunvalvonta-avaimella ja lukijalaitteet rekisteröivät tapahtumat

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, työsuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä ovat kulunvalvontajärjestelmän lukijalaitteet. Rekisterinpitäjä on sijoittanut lukijalaitteet tarpeellisiksi katsomiinsa paikkoihin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin siinä tilanteessa, jos poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa
vaatii rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja
käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja
verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkko

Rekisterin suojausperiaate

Kulunvalvontajärjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vain käyttäjäoikeudet omaava kiinteistöosaston edustaja voi hallita ja ylläpitää järjestelmän henkilötietoja.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Reijo Rantanen, rehtori
Sähköpostiosoite: reijo.rantanen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 535 3975

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Hakeutuja- ja hakijatietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hakeutujalla tarkoitetaan henkilöä, joka hakeutuu opiskelemaan joko Raision seudun koulutuskuntayhtymän – jatkossa Raseko –  järjestämiin opintoihin tai muun koulutuksen järjestäjän opintoihin hyödyntäen Rasekon palveluita (hakeutumisen ja ohjaavan toiminnan palvelut).

Hakijalla tarkoitetaan henkilöä, joka hakee Rasekon opintoihin.

Käsittelyn oikeus perustuu Lakiin ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 sekä Lakiin opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 532/2017 sekä niiden nojalla annettuihin säädöksiin ja määräyksiin. Käsittelyn oikeus voi perustua myös henkilön antamaan suostumukseen.

Hakeutuja- ja hakijatietoja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti ja säilytysaika on korkeintaan vuosi. Tämän jälkeen tiedot joko poistetaan tai uusitaan, mikä hakeutuja tai hakija uusii hakeutumisensa tai hakunsa. Valintapäätöksen tiedot arkistoidaan Rasekon AMS:n mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste ei koske yhteishaun eikä työvoimakoulutuksen kautta hakeutuvia paitsi poikkeuksena tilanne, jossa työvoimaviranomaisten kanssa sovitaan erikseen hakeutumisen toteuttamisesta Rasekon kautta.

Tiedon lähteet

Tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan vain lakisääteisin perustein. Näitä ovat esimerkiksi Opetusministeriö ja –hallitus, KELA, TE-palvelut, kunnat (mm. Etsivä nuorisotyö ja oppivelvollisuusikäisiä koskevat tiedot). Muille koulutuksen järjestäjille luovutettavista tiedoista sovitaan erikseen hakeutujan kanssa.

Lain mukaisesti tietoja luovutetaan tutkimus- ja tilastokäyttöön.

Tarvittaessa johtava rehtori päättää luovutuksen toteuttamistavasta.

Tietoaineistojen säilytys

Tietoaineistoja voi olla hajautetusti eri järjestelmissä ja rekistereissä sekä manuaalisena aineistona.

Järjestelmien ja rekisterien käyttäminen edellyttää tunnistautumista (käyttäjätunnus ja salasana). Käyttöoikeuksia on rajattu tietojärjestelmissä tietojärjestelmän mahdollistamissa rajoissa (käyttöoikeusryhmät ja -roolit).

Henkilötietolomakkeet ja muu manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa.

Henkilötiedot ja –aineistot tuhotaan lähtökohtaisesti vuoden sisällä ja arkistoitavat tiedot niiden arkistointiajan päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla tähän henkilörekisteriin rekisteröitynä on henkilökohtaisesti seuraavat oikeudet:

• Sinulla on oikeus tarkastaa omat, sinusta rekisteröidyt tiedot.
• Sinulla on oikeus pyytää väärän, epätarkan, epätäydellisen tai vanhentuneen tai tiedon korjaamiseen. 
• Sinulla on oikeus pyytää poistamaan tietosi rekisteristä sekä kaikista niistä rekistereistä, johon tiedot on tästä rekisteristä siirretty. Suoritamme tietojen poistamisen, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta niitä (lainsäädännöllinen velvoite tietojen säilyttämiseen tietyn ajan tai pysyvästi).
• Sinulla on oikeus peruuttaa lupa henkilötietojen käsittelyyn, mikäli tietoryhmän käsittelyn oikeusperuste perustuu sinulta saatuun suostumukseen.
• Sinulla on oikeus pyytää rekisteripitäjää rajoittamaan tiettyjen henkilötietojen (tietokenttien tietojen) käsittelyä. Et voi kuitenkaan rajoittaa sellaisten tietojen käsittelyä, joiden käsittelyyn meillä on oikeutettu peruste (lainsäädännöllinen velvoite).
• Sinulla on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjään rajoittamaan (vastustamaan) henkilötietojensa käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin laista johtuvan velvollisuuden täyttämiseksi.
• Sinulla on oikeus saada rekisterissä olevat tietosi meiltä järjestelmästä toiseen siirtoa varten jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa. (ei koske manuaalisesti ylläpidettäviä rekisterejä)

Voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi alla tarkemmin esitetyllä tavalla. Voimme pyytää sinulta lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkastamiseksi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua lakisääteistä syytä olla toteuttamatta pyyntöäsi. Voimme myös hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia. Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä siitä valituksen tietosuojaviranomaiselle. 

Lisätietoa: olli.vuorinen@raseko.fi

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Mikko Mäkinen
Sähköpostiosoite: mikko.makinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7687

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Helpdesk

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Helpdesk-tikettijärjestelmä sisältää yhteydenottoja Rasekon henkilökunnalta, opiskelijoilta tai muilta asiakkailta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on käsitellä em. tahojen tietoteknisiä tietopyyntöjä.
Tietoja käsittelevät tietotekniikkapalvelut, ITHelpin opiskelijat, ohjelmistojen pääkäyttäjät sekä opintosihteerit.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi ja sähköposti
• muut henkilön itsensä antamat tiedot

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään osana tikettijärjestelmää 10 vuotta.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan yhteydenottoon sähköpostitse.
Yhteydenotto voi tulla myös puhelimitse, jolloin asian käsittelijä kirjaa tiedot järjestelmään.
Asiakas antaa tiedot itse.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla tai pilvipalvelussa, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiakkaalle asiasta lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Jussi Lähdemäki
Sähköpostiosoite: jussi.lahdemaki@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7609

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon iLOQ avainhallintarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu avainhallinnassa.

Henkilön aloittaessa työsuhteensa kuntayhtymässä hän tarvitsee iLOQ kulkuavaimen, jotta hän voi liikkua kiinteistöissä. Henkilö kuittaa avaimen ja sitoutuu noudattamaan avaimenkäytöstä annettuja ohjeita.

Rekisterin tarkoitus on ehkäistä ja selvittää avaintenkäyttäjien tekemiä väärinkäytöksiä tai rikoksia sekä varmistaa henkilöiden sekä omaisuuden turvallisuus.

Avaimen hukkumistilanteessa on mahdollisuus kuolettaa avain rekisterin avulla.

(759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä) (738/2002 Työturvallisuuslaki)

Rekisterin tietosisältö

Sähköiseen avainhallintarekisteriin tallennettava tieto on: Henkilön nimi.

iLOQ elektroninen lukkosylinteri tallentaa muistiinsa tapahtumat, joista syntyy

erillinen loki jokaiseen lukkosylinteriin erikseen. Yli >500kpl per sylinteri. Aina kun iLOQ avainta käytetään lukkosylinterissä, tapahtuma tallentuu lukkosylinterin muistiin.

Lukkosylintereihin ei tallennu päivämäärää eikä kellonaikaa.

Lukkosylintereihin tallentuu ainoastaan käyttäjät siinä järjestyksessä kuin lukkoa on käytetty. Lukko rekisteröi myös käyttöyritykset.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai

vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, työsuhteen päättymisen jälkeen säilytämme

tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Avainhallintarekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjältä mm. käyttövaltuuslomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista ja muista tilanteista,

joissa asiakas luovuttaa tietojaan. iLOQ-lukkosylinterit keräävät tietoa aina avaimen käytön yhteydessä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin siinä tilanteessa, jos poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa vaatii rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla

www.raseko.fi.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen

tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja

käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja

verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja

parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkko sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

Aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään kuntayhtymän omilla palvelimilla.

Tallennuslaite on sijoitettu lukittuun tilaan. Tallennettu aineisto on salasanan takana. Tieto iLOQ-lukkosylintereistä saadaan vain erillisellä suojatulla lukijalaitteella. Tallenteiden purku: Vastuuhenkilö on kiinteistöpäällikkö Jussi Lähdemäki ja hänen varahenkilönsä on huoltomestari Juuso Visasalo.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja

sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut

tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai

vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:

Pauliina Sarilo

Sähköpostiosoite pauliina.sarilo@raseko.fi

Puhelin: +358 (0)447057603

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Käyttövaltuuksia koskeva rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (työ- tai virkasuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hallita henkilökunnan käyttövaltuuksia.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, tehtävänimike, tulosyksikkö, lähiesimies, osasto, toimipiste, palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivä sekä haettavat käyttövaltuudet.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Käyttövaltuushakemuksia säilytetään palvelussuhteen päättymisestä 2 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan esimiehen täyttämästä käyttövaltuushakemus-lomakkeelta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

1.1.2022 alkaen manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset liitteineen skannataan sähköiseen muotoon ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM). Manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset tuhotaan heti skannauksen jälkeen.

Ennen 1.1.2022 saapuneet hakemukset säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy työ- tai virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Käyttövaltuushakemus-lomakkeet säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen

turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: Mikko Mäkinen

Sähköpostiosoite mikko.makinen@raseko.fi

Puhelin: +358 (0)44 705 7687

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Mobiililaitteita koskeva rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (työ- tai virkasuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää tietoja henkilökunnan hallussa olevista mobiililaitteista. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista:

– etunimi

– sukunimi

– puhelinmalli ja imei-koodi – sähköposti

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään työsuhteen ajan tai niin kauan kuin henkilöllä on hallussaan Rasekon puhelin tai muu mobiililaite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Esimiesten tekemät käyttövaltuushakemukset. Käyttövaltuushakemuksista oma tietosuojaseloste.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

Tietoa puhelinten käyttäjistä ei säilytetä manuaalisessa muodossa.

Käyttövaltuushakemuksista erillinen tietosuojaseloste.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: Pauliina Sarilo

Sähköpostiosoite pauliina.sarilo@raseko.fi

Puhelin: +358 (0)447057603

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Näyttöpääte- ja suojalaseja koskeva rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (työ- tai virkasuhde).

Hallintopäätöksen/maksusitoumuksen tekeminen, jotta työntekijä voi hankkia näyttöpäätelasit tai suojalasit.

Työterveyshuolto kirjoittaa työntekijälle lähetteen näyttöpäätelasien hankkimiseksi tai esimies kirjoittaa suosituksen suojalasien hankkimiseksi.

Työnantaja korvaa lasit kolmen vuoden välein.

Lähete ja maksusitoumus säilytetään optikkoliikkeen laskun oikeellisuuden tarkistamiseksi ja sen valvomiseksi, että laseja ei myönnetä aikaisemmin kuin kolmen vuoden kuluttua edellisten lasien saamisesta.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on tietoja työntekijöistä, jotka ovat toimittaneet työnantajalle lähetteen näyttöpäätelaseista maksusitoumuksen saamiseksi tai esimiehen suosituksen suojalasien hankkimiseksi.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Työterveyden fysioterapeutin lähete, joka sisältää arkaluonteisia terveystietoja.

Hallintopäätös/maksusitoumus, jossa mainitaan henkilön nimi ja tarve erityislaseihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Lasit korvataan joka kolmas vuosi ja lähete ja maksusitoumus/päätös lasien saamiseksi säilytetään, kunnes tulee uusi lähete ja päätös, jotta voidaan seurata lasien korvaamista.

Päätös ja lähete hävitetään välittömästi, kun työntekijän työsuhde päättyy.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan työntekijältä itseltään hänen toimittaessaan lähetteen tai esimieheltä, joka lähettää suosituksen suojalasien hankkimiseksi

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

1.1.2022 alkaen manuaalisessa muodossa toimitetut lähetteet skannataan sähköiseen muotoon ja säilytetään sähköisessä muodossa asianhallintajärjestelmässä (CaseM). Manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset tuhotaan heti skannauksen jälkeen.

Ennen 1.1.2022 saapuneet lähetteet säilytetään lukitussa kaapissa, johon pääsy määräytyy työ- tai virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Reijo Rantanen, rehtori
Sähköpostiosoite: reijo.rantanen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 535 3975

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Opiskelijahallinto-rekisteri Primus.

Primus-järjestelmällä hoidetaan koulutuskuntayhtymän opetustoimi.
Järjestelmän ydinohjelma on Visma InSchool Primus. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat työjärjestysten suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle tässä rekisterissä on rekisteröityjen kohdalla julkisen tehtävän hoitaminen (laki ammatillisesta koulutuksesta) ja henkilöstön kohdalla työsuhde.

Lisäksi on tietoja, joiden käytettävyys perustuu opiskelijan tai alaikäisen opiskelijan huoltajan antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään hakijana, opiskelijana, opiskelijan huoltajana, sopimuskumppanin yhteyshenkilönä, Rasekon työntekijänä, ohjaajana, arvioijana, koulutuksen yhteyshenkilönä tai opiskeluhuollon toimijana.

Rekisteriin merkitään opetustoimen kannalta tarpeelliset tiedot. Näitä ovat opetuksen, ohjauksen ja arvioinnin toteutukseen sekä henkilön opintoihin ja tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi tallennetaan viranomaismääräysten mukaiset tiedot. Työntekijöiden ja opiskelijoiden perustietoja siirtyy automaattisella siirrolla Active Directoryyn, sähköiseen oppimisalustaan (itslearning) ja opiskelijakorttisovellukseen (Slice) sekä opintopolun Koski- ja eHOKS-järjestelmiin.

Rekisterin tietosisältö

Primus-järjestelmässä on käytössä seuraavat henkilörekisterit: hakijarekisteri, opiskelijarekisteri (sis. huoltajatiedot), opettajarekisteri, henkilökuntarekisteri ja työpaikkaohjaajien, -yhteyshenkilöiden ja arvioijien rekisteri.

Henkilötietoja on mukana myös mm. pedagogisten asiakirjojen, opiskeluhuoltokertomuksen, tukitoimien, koulutus- ja oppisopimusten, näyttöjen ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.

Rekistereihin tallennettavia tietosisältöjä ovat:

Hakijat: henkilö- ja yhteystiedot, hakutiedot, soveltuvuus-, pääsy- ja kielikokeiden tiedot ja aineistot.

Opiskelijat: henkilö- ja yhteystiedot, opinto-oikeuden tiedot, läsnäolotiedot, opintosuoritukset, ohjaus- ja tukitoimet, opiskelijapäätökset, Wilma-tunnukset. Opiskelijoista voidaan opiskelijan suostumuksella liittää järjestelmään valokuva. Huoltajien tai lähiomaisen henkilö- ja yhteystiedot ja Wilma-tunnukset.

Opettajat ja henkilökunta: Henkilö- ja yhteystiedot, työsuhde, koulutukset, ja käyttäjätunnukset Työpaikkaohjaajat, -yhteyshenkilöt ja arvioijat: henkilö- ja yhteystiedot, työpaikka, ammatti/koulutus, työkokemus, arviointi-/ohjauskoulutus.

Henkilötietojen säilytysaika

Opiskelijarekisterin tiedot arkistoidaan opintojen päättymisen jälkeen Primuksen arkistoon. Tietoja käytetään tämän jälkeen vain rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilökuntarekisterin tiedot poistetaan palvelusuhteen päättymisen jälkeen. Opettajarekisterin tiedot arkistoidaan työsuhteen päättymisen jälkeen. Tietoja käytetään tämän jälkeen vain opiskelijoiden arviointiin liittyvissä asioissa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde on henkilöiden joko oppilaitoksen omaan hakujärjestelmään tai opintopolun yhteishakujärjestelmään itse ilmoittamat henkilö- ja perustiedot.

Opettajan ja henkilökunnan tiedot saadaan käyttövaltuuslomakkeesta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedonsiirrot oppilaitoksen sisältä ulkopuolella oleviin järjestelmiin:

Tiedonsiirrot opetushallitukselle (KOSKI- JA EHOKS-siirrot) opiskelijatiedot, opinto-oikeudet, suunnitelmat, suoritukset.

KELAlle valvontailmoitukset, opintotuki- ym. hakemusten liitteet.

Lupa- pätevyys- ja korttikoulutuksia varten tietoja luovutetaan Valviralle, Ruokavirastolle, SPEK Suomen pelastusalan keskusjärjestölle, Työturvallisuuskeskukselle, sähköpätevyystodistusten arvioija SETI:lle sekä SPR Suomen Punainen ristille.

Opiskeluhuollon järjestämiseen tarvittavat tiedot terveydenhuollolle.

Tiedonsiirrot oppilaitoksen sisällä muihin käytettäviin järjestelmiin:

Opetuksessa hyödynnettävät digitaaliset oppimisympäristöt:

• itslearning oppimisympäristö
• Turun yliopiston oppimisanalytiikan tutkimusinstituutin ViLLE oppimisjärjestelmä.

Annie Advisor tukibotti opiskelijoiden tukitarpeiden selvittämiseksi. Sopro Online ohjelmisto työpaikalla tapahtuvan oppimisen tueksi.

Visma Sign sähköisen allekirjoituksen palvelu opetuksen dokumenttien sähköiseen allekirjoitukseen. Järjestelmiin kirjaudutaan AD:n kautta muodostetuilla O365 tunnuksilla.

Promid-työajanseurantajärjestelmä: työajanseurantaa käyttävien työntekijöiden etunimi, sukunimi, henkilönumero, kulunvalvontanumero, palvelussuhteen alkamis- ja päättymistiedot sekä esihenkilön nimi.

Raseko käyttää Extended DISC Finland Oy tuotetta henkilöanalyysin tekemiseen ja opiskelijan luvalla lähetetään tarvittavat henkilötiedot (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite) ko. yritykselle henkilöanalyysitestin tekemiseksi ja tulosten lähettämiseksi opiskelijalle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella tai Visman palvelimella.

Rekisterien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Järjestelmien käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttöoikeus on vain niillä kuntayhtymän opettajilla ja muulla henkilökunnalla, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Lisäksi Visman järjestelmässä opiskelija- ja huoltajatunnuksilla voidaan katsoa vain ko. opiskelijaan liittyviä tietoja. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. Järjestelmätoimittajalla on pääsy ohjelmaan, mikäli Rasekon yhteydenoton vuoksi se on tarpeen (esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset). Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Reijo Rantanen, rehtori
Sähköpostiosoite: reijo.rantanen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 535 3975

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Opiskelijatietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijoiden opiskelijarekisterin ja opiskeluun liittyvien suunnitelmien ja suoritus- ja arviointitietojen ja seurantatietojen ylläpito. Käsittelyn oikeutta on säädetty mm. Laissa ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 sekä Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 532/2017 sekä niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä. Opiskelijatietoja säilytetään 10 vuotta. Opiskelijan suorittamien ja kesken jääneiden koulutuksen ja tutkinnon osien ja niiden osien sekä koulutus- ja tutkintotodistukset liitteineen arkistoidaan pysyvästi.

Tiedon lähteet

Tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan vain lakisääteisin perustein. Näitä ovat mm Opetushallitus ja -ministeriö: KOSKI- tietovarantoon automaattisiirto, KELA, TE-palvelut, kuntien opiskeluterveydenhuolto ja opiskeluhuolto, Raision lukio (kaksoistutkinto-opiskelijat), OPH-työelämätoimikunnat ja opiskelijan tutkintoja tai koulutusta järjestävät toiset ammatillisen koulutuksen järjestäjät (mm oppisopimuskoulutus). Lisäksi tarvittaessa opiskelijan opiskelutietoja poliisiviranomaisille sekä opiskelijan keskeyttäessä opiskelunsa kunnan etsivälle nuorisotyölle tai lakisääteisten tapaturmien sattuessa If-vakuutusyhtiölle.

Lupa- pätevyys- ja korttikoulutuksia varten tietoja luovutetaan Ruokavirastolle, SPEK Suomen pelastusalan keskusjärjestölle, Työturvallisuuskeskukselle, sähköpätevyystodistusten arvioija SETI:lle sekä SPR Suomen Punainen ristille.

Muusta luovutuksesta päättää johtava rehtori.

Tietoaineistojen säilytys

Järjestelmien käyttäminen edellyttää tunnistautumista (käyttäjätunnus ja salasana). Käyttöoikeuksia on rajattu tietojärjestelmissä (käyttöoikeusryhmät ja -roolit). Erityisen tuen osalta käyttöoikeudet on määritelty vain tietyille nimetyille henkilöille.

Henkilötietolomakkeita säilytetään lukituissa kaapeissa. Erityisopettajat vastaavat erityisen tuen suunnitelmien ja rehtori kuulemistilaisuuksien pöytäkirjojen ja niihin liittyvien muun aineiston säilyttämisestä. Manuaalisia aineistoja säilytetään aina lukituissa kaapeissa. 

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla tähän henkilörekisteriin rekisteröitynä on henkilökohtaisesti seuraavat oikeudet:

• Sinulla on oikeus tarkastaa omat, sinusta rekisteröidyt tiedot.
• Sinulla on oikeus pyytää väärän, epätarkan, epätäydellisen tai vanhentuneen tai tiedon korjaamiseen. 
• Sinulla on oikeus pyytää poistamaan tietosi rekisteristä sekä kaikista niistä rekistereistä, johon tiedot on tästä rekisteristä siirretty. Suoritamme tietojen poistamisen, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta niitä (lainsäädännöllinen velvoite tietojen säilyttämiseen tietyn ajan tai pysyvästi).
• Sinulla on oikeus peruuttaa lupa henkilötietojen käsittelyyn, mikäli tietoryhmän käsittelyn oikeusperuste perustuu sinulta saatuun suostumukseen.
• Sinulla on oikeus pyytää rekisteripitäjää rajoittamaan tiettyjen henkilötietojen (tietokenttien tietojen) käsittelyä. Et voi kuitenkaan rajoittaa sellaisten tietojen käsittelyä, joiden käsittelyyn meillä on oikeutettu peruste (lainsäädännöllinen velvoite).
• Sinulla on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjään rajoittamaan (vastustamaan) henkilötietojensa käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin laista johtuvan velvollisuuden täyttämiseksi.
• Sinulla on oikeus saada rekisterissä olevat tietosi meiltä järjestelmästä toiseen siirtoa varten jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa. (ei koske manuaalisesti ylläpidettäviä rekisterejä)

Voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi alla tarkemmin esitetyllä tavalla. Voimme pyytää sinulta lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkastamiseksi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua lakisääteistä syytä olla toteuttamatta pyyntöäsi. Voimme myös hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia. Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä siitä valituksen tietosuojaviranomaiselle. 

Lisätietoa: olli.vuorinen@raseko.fi

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Reijo Rantanen, rehtori
Sähköpostiosoite: reijo.rantanen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 535 3975

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Opiskelijatöiden asiakastietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijatöiden asiakasrekisterin luominen perustuu Lakiin ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, jonka mukaan koulutuksen järjestäjä voi järjestää opetusta tukevaa palvelu- ja tuotantotoimintaa. Henkilötietojen käsittelyn oikeus perustuu Raision seudun koulutuskuntayhtymän ja asiakkaan tekemän sopimuksen tai asiakaspalvelutapahtuman täytäntöön panemiseksi tai niihin liittyvän etujen suojaamiseksi (takuu asiakastyölle tai –palvelulle).

Opiskelijatöihin liittyviä henkilötietoja voivat käsitellä ko. alan opettajat ja opiskelijat.

Asiakastietoja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti ja säilytysajat on kuvattu Rasekon AMS:ssa.

Tiedon lähteet

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle, paitsi siinä tapauksessa, että asiakastöiden maksajaksi on sovittu joku muu taho kuin asiakastyötä käyttävä asiakas.

Tietoaineistojen säilytys

Rasekon opiskelijatöiden asiakasrekisteri on hajautettu rekisteri ja se koostuu sekä sähköisistä että manuaalisista osista. Kutakin rekisterin osaa säilytetään sen käyttämisen kannalta optimaalisessa paikassa.

Sähköisten järjestelmien käyttäminen edellyttää tunnistautumista (käyttäjätunnus ja salasana). Käyttöoikeuksia on rajattu tietojärjestelmissä (käyttöoikeusryhmät ja -roolit).

Manuaalisia henkilötietoja säilytetään lukituissa kaapeissa.

Henkilötiedot ja –aineistot tuhotaan niiden arkistointiajan päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla tähän henkilörekisteriin rekisteröitynä on henkilökohtaisesti seuraavat oikeudet:

• Sinulla on oikeus tarkastaa omat, sinusta rekisteröidyt tiedot.
• Sinulla on oikeus pyytää väärän, epätarkan, epätäydellisen tai vanhentuneen tai tiedon korjaamiseen. 
• Sinulla on oikeus pyytää poistamaan tietosi rekisteristä sekä kaikista niistä rekistereistä, johon tiedot on tästä rekisteristä siirretty. Suoritamme tietojen poistamisen, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta niitä (lainsäädännöllinen velvoite tietojen säilyttämiseen tietyn ajan tai pysyvästi).
• Sinulla on oikeus peruuttaa lupa henkilötietojen käsittelyyn, mikäli tietoryhmän käsittelyn oikeusperuste perustuu sinulta saatuun suostumukseen.
• Sinulla on oikeus pyytää rekisteripitäjää rajoittamaan tiettyjen henkilötietojen (tietokenttien tietojen) käsittelyä. Et voi kuitenkaan rajoittaa sellaisten tietojen käsittelyä, joiden käsittelyyn meillä on oikeutettu peruste (lainsäädännöllinen velvoite).
• Sinulla on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjään rajoittamaan (vastustamaan) henkilötietojensa käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin laista johtuvan velvollisuuden täyttämiseksi.
• Sinulla on oikeus saada rekisterissä olevat tietosi meiltä järjestelmästä toiseen siirtoa varten jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa. (ei koske manuaalisesti ylläpidettäviä rekisterejä)

Voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi alla tarkemmin esitetyllä tavalla. Voimme pyytää sinulta lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkastamiseksi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua lakisääteistä syytä olla toteuttamatta pyyntöäsi. Voimme myös hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia. Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä siitä valituksen tietosuojaviranomaiselle. 

Lisätietoa: olli.vuorinen@raseko.fi

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Pauliina Sarilo
Sähköpostiosoite: pauliina.sarilo@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7603

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon henkilöstöhallinto‐rekisteri (Populus), johon kuuluvat
Palkkausjärjestelmän rekisteri
Luottamustoimipalkkiojärjestelmän rekisteri
Henkilöstöhallinnan rekisteri
Vakanssirekisteri (virat)
Status-järjestelmä (31.1.2017 saakka, jonka jälkeen tietoja ei enää päivitetä).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle: Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, luottamushenkilönä tai muuna palkkionsaajana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterissä olevia tietoja kuntayhtymä käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään, luottamushenkilöitään ja muita palkkionsaajia koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka‐ ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten tai henkilön antaman valtakirjan perusteella kuuluvat.

‐ palkat, palkkiot, matkalaskut: laskenta ja maksatus

‐ palkanmaksun perusteet

‐ eläkkeeseen vaikuttavien tietojen tallennus

‐ ennakonpidätyksen suoritus

‐ ulosotot, ay‐jäsenmaksut, sivukulut

Rekisteriä käytetään myös henkilöstön johtamisen välineenä (talousarvion henkilöstöresurssien ja palkkamenojen suunnittelu henkilötasolla, henkilöstö‐ ja työsuhdeasioiden suunnittelu ja seuranta, henkilöstötilastointi) ja muistamis‐ ja merkkipäiväohjeen mukaisissa muistamisissa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Henkilöpiiri:
Palvelussuhteessa olevat palkansaajat, luottamushenkilöt sekä yksittäiset palkkionsaajat.
Henkilötiedot, palvelussuhteeseen tai luottamustoimeen sekä maksatukseen liittyvät tiedot
Tietosisältö:
Järjestelmän tiedot ovat pääosin määrämuotoisia sisältäen: henkilön nimi‐ ja osoitetiedot, henkilötunnuksen, tehtävää ja palkkaa kuvaavat tiedot yms.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan. Henkilötietoja säilytetään tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi työsuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin (kuten työtodistus) tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme annettua suoramarkkinointikieltoa. Arkistolaitoksen määräysten mukaisesti jotkut tiedot on säilytettävä pysyvästi tai 75 tai 50 vuotta, kuten eläkkeeseen vaikuttavat tiedot.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi

Säännönmukaiset tietolähteet

Työsopimukset ja virkamääräykset, palkkaustietolomake, palvelussuhteen päättymisilmoitus, viranhaltijapäätökset (lomat, virka‐ ja työvapaat, virantoimitukset, virkamatkamääräykset), tunti‐ilmoitukset, matkalaskut, Kurren lomakkeet tunneista, lääkärintodistukset ja poissaoloilmoitukset. Henkilöiden itse ilmoittamat perustiedot. Osa lomakkeista tehdään suoraan Populukseen.
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää päivitetään palkan‐, palkkioiden ja eläkkeensaajien tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja aikana sekä päätöksentekijöiden tekemillä palvelussuhteita tai luottamushenkilöitä koskevilla päätöksillä.
Jokaisen palkka‐ajon yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tiedot.
Kaikki palkkaan ja palvelussuhteiden ehtoihin vaikuttavat päivitettävät tiedot perustuvat kirjallisiin dokumentteihin tai Populuksessa tehtyihin päätöksiin.
Verottajalta saadut palkansaajakohtaiset ennakonpidätystiedot tulevat sähköisesti.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt saavat tärkeimmistä perustiedoista, maksetusta palkasta, ennakonpidätyksestä ja sivukuluista erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä verkkopalkkana tai erillisen pyynnön perusteella kotiosoitteeseen postitettuna paperiversiona. Jokainen palvelussuhteessa oleva työntekijä näkee Populukseen tallennetut omat tietonsa.
Palkanmaksutiedot siirretään jakajapankkiin ja kirjanpitoon.
Palkanmaksutiedot hankeraportointia varten työntekijälle, jonka tehtävään kuuluu raportoida ne hankkeiden rahoittajille.
Eräitä perushenkilötietoja, kuten henkilön nimi, tehtävänimike ja työsuhteen alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä luovutetaan työterveyshuoltoon
Sairauspoissaolotiedot toimitetaan työterveyshuoltoon työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten.
Kelalle sairauspäiväraha‐, äitiysraha‐, isyysraha-, kuntoutusrahahakemukset suoraan työnantajalta, mikäli työnantaja on maksanut palkkaa ja hakee etuutta maksettavaksi itselleen.
Palkkatukeen liittyvät tiedot.
Tilitykset: jäsenmaksujen tilitys ammattiyhdistyksille, KVTEL/VEL‐tilitykset eläkelaitoksille, vero‐ ja sotutilitys verottajalle, puolueverotilitykset puolueille, ulosottotilitykset ulosottoviranomaisille.
Yksilötason henkilötietoja luovutetaan massasiirtoina lakien perusteella verottajalle, Kuntien eläkevakuutukselle ja Tilastokeskukselle.
Tiedot luovutetaan tulorekisteriin.

Tiedot peritystä ammattiyhdistysjäsenmaksusta luovutetaan työntekijän antaman valtakirjan perusteella ammattiyhdistykselle ja puolueverotiedot puolueelle.
Kerran vuodessa luovutetaan tapaturmavakuutuksen palkkaselvitys ammattiryhmittäin vakuutusyhtiölle ja palkkasummailmoitus työttömyysvakuutusrahastolle.
Ammattijärjestöjen pääluottamusmiehillä on oikeus saada yksilöidyt palkkatiedot oman pääjärjestönsä jäsenten osalta.
Julkisuuslain mukainen luovutus henkilöiden palkkatiedoista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään kuntayhtymän omilla palvelimilla tai tarkoituksenmukaisesti palveluntarjoajien palvelimilla.

Palkkahallinnon vähintään 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirtyvät integraatiolla Populuksesta sähköiseen arkistoon (SARKK), joka sijaitsee Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen

tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Tuula Nordqvist
Sähköpostiosoite: tuula.nordqvist@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7604

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Pro Economica

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• taloushallinnossa (laskuissa, jne) henkilötietojen käyttö perustuu yhteisön liiketoiminnan harjoittamiseen asiakkaiden, toimittajien ja kumppanien kanssa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, pankkiyhteys), verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja saadaan muista sisäisistä järjestelmistä ja ulkopuolisilta tahoilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille:
Yleiset

• Verohallinto, Tilastokeskus, Pankki
  Taloudenohjaus
• Verkkolaskuoperaattori, perintätoimisto, ulosottoviranomainen
  Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolisille oppilaitoksille ja niiden yhteistyötahoille kv-toimintaan liittyen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla tai pilvipalvelussa, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiakkaalle asiasta lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Pauliina Sarilo
Sähköpostiosoite: pauliina.sarilo@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44705 7603

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Promid

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työajanseurantajärjestelmä on työaikalain 37 §:n edellyttämä työaikakirjanpito.

Rekisterin tietosisältö

Järjestelmässä näkyvät henkilötiedot; nimi, henkilönumero, kulkutunnisteen numero, esihenkilön nimi, työaikaryhmä, työajat ja leimaustiedot.
Henkilötiedot siirtyvät Primuksesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, työsuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä ovat työaikajärjestelmän lukijalaitteet sekä näyttöpäätteellä tai mobiiliversiossa oleva ohjelma, joita työntekijät ja esihenkilöt käyttävät.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta muualle, ellei toimivaltainen viranomainen pyydä tietoja tarkastuksen yhteydessä (esim. Aluehallintovirasto).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja
käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja
verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkko

Rekisterin suojausperiaate

Työajanseurantajärjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Meri Saario
Sähköpostiosoite: meri.saario@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7602

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon, kuntalain 84§:n mukainen, sidonnaisuusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella. Kuntayhtymän luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.
Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kuntayhtymän on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Rekisterin tietosisältö

Henkilöpiiri:
Yhtymähallituksen toimielimen jäsenet ja varajäsenet, valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat sekä johtava rehtori.
Tietosisältö: Yllä mainittujen henkilöiden kuntalain 84 §:ssa tarkoitetut luottamus- ja virkatehtävän hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet: johtotehtävät ja luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävä varallisuus ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusilmoitukset ovat arkistolaitoksen määräysten mukaan pysyvästi säilytettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kuntalain mukaan kuntayhtymän on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

1.1.2022 alkaen manuaalisessa muodossa toimitetut ilmoitukset skannataan sähköiseen muotoon ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM)

Manuaalisessa muodossa toimitetut ilmoitukset tuhotaan heti skannauksen jälkeen.

Ennen 1.1.2022 saapuneet ilmoitukset säilytetään lukitussa kaapissa, johon pääsy määräytyy työ- tai virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Terhi Alatalo
Sähköpostiosoite: terhi.alatalo@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)407507311

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Sijaisrekrytoinnin rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sijaisten etsiminen Rasekoon.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilöiden itsensä toimittamat asiakirjat eli hakemus, ansioluettelo, mahdolliset todistukset ja muut hakemuksen liitteenä toimitetut asiakirjat. Hakemukset voivat sisältää erityisiä henkilötietoja.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään kuitenkin enintään kolme vuotta yhteydenotosta tai siitä päivästä, kun henkilö on viimeksi toiminut sijaisena Raision seudun koulutuskuntayhtymässä.

Henkilötiedot poistetaan välittömästi, jos yhteydenoton yhteydessä selviää, että hakija ei ole enää kiinnostunut sijaisuuksista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, kun he ovat toimittaneet hakemuksen Rasekoon hakeakseen sijaisuuksia.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Tässä rekisterissä ei käytetä evästeitä.

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto

1.1.2022 alkaen manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset liitteineen skannataan sähköiseen muotoon ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM)

Manuaalisessa muodossa toimitetut hakemukset tuhotaan heti skannauksen jälkeen.

Ennen 1.1.2022 saapuneet hakemukset liitteineen säilytetään lukitussa kaapissa, johon pääsy määräytyy työ- tai virkatehtävien perusteella.

B. Sähköinen aineisto

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) Fujitsun palvelimella.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan

asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Järjestelmän ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjä:
Jussi Lähdemäki
Sähköpostiosoite: jussi.lahdemaki@raseko.fi
Puhelin: +358 (0) 44 705 7609

Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Rasekon tallentavan kameravalvontajärjestelmän rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ehkäistä ja selvittää tiloissa oleskelevien asiakkaiden ja muiden henkilöiden tekemiä rikoksia ja varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta. (759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä.) Lisäksi omaisuuden suo-jaaminen.

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallentuu elävää kuvaa valvonta-alueesta ja siellä mahdollisesti kunkin valvontakameran toimintasäteellä liikkuvista henkilöistä ja ajoneuvoista. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta ei tallenneta. Järjestelmä on jatkuvasti kuvaa tallentava. Tallennusaika n.30vrk, minkä jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti järjestelmästä.
Valvontakameroita on sijoitettu sisä- ja ulkotiloihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään vain työsuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös työsuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, työsuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Raision seudun koulutuskuntayhtymän kiinteistöjen kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä aineisto

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kameravalvonnan rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin siinä tilanteessa, jos poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa vaatii rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilasto- ja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Rekisterin suojausperiaate

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään kuntayhtymän omilla palvelimilla. Tallennuslaite on sijoitettu lukittuun tilaan. Tallennettu aineisto on salasanan takana.
Tallenteiden purku: Katselutilanteessa pitää olla paikalla kaksi henkilöä ja katselusta kirjataan päivä, kellon aika, katselijat, syy katseluun ja mitä todettiin.
Kiinteistöpäällikkö pitää kohteessa listausta, mistä voidaan todeta kaikki katselukerrat. Katselutilanteessa ovat paikalla kiinteistöpäällikkö Jussi Lähdemäki, huoltomestari Juuso Visasalo ja palvelupäällikkö Tina Teinilä. Jos henkilöistä kaksi on estynyt tai esteellinen, paikalle voidaan pyytää tietosuojavastaava Olli Vuorinen.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Pyynnöt käydään tapauskohtaisesti läpi ja samassa yhteydessä tarkastellaan myös sitä, olisiko tietojen antaminen muiden rekisteröityjen oikeudet huomioiden mahdollista. Kameravalvontatallenteita ei voi luovuttaa rekisteröidyille. Tarkastusoikeus toteutetaan näyttämällä tallenteet, mikäli se on em. huomioiden mahdollista.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Meri Saario
Sähköpostiosoite: meri.saario@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7602
Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Webropol-kyselyjärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on erilaisten Rasekon tarvitsemien asiakaskyselyiden ja ilmoittautu-misten tekeminen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat kyselystä riippuen: henkilön nimi, henkilötunnus, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, verkkoyhteyden IP-osoite, ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliotiedot, tapahtuma- ja kävijätiedot sekä muut asiakkuuteen liittyvät tiedot. Muut lomakkeiden tiedot, sisältö vaihtelee kyselykohtaisesti

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Webropol-kyselyn hallinnan tunnuksen saaneita käyttäjiä velvoitetaan poista-maan kyselyjen tiedot asian mukaisesti kyseiseen käsittelyyn liittyvien ohjeiden mukaisest

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään Webropol-kyselyjärjestelmän verkkosivujen kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

A. Manuaalinen aineisto
Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

B. Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Kyselyjen hallinnan kautta kyselyihin kohdistuneiden henkilöiden itsensä tallettamat tiedot. Rasekon koko henkilökunnalla on käyttöoikeudet, joilla voi tehdä kyselyitä ja nähdä vain  itse tekemänsä kyselyt(Active Directoryn tietosuojaseloste)

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Pääkäyttäjätunnus annetaan esimiehen allekirjoittaman käyttövaltuushakemuksen perusteella. Palvelussuhteen päättyessä myös käyttäjätunnus lakkaa olemasta. 

Palvelu sijaitsee Webropolin palveluntarjoajan palvelimella Suomessa. Laitteiden fyysinen suojaus ja varmuustallennus suoritetaan palvelun tarjoajan toimesta.

Lisäksi joitain kyselyitä ja kyselyiden yhteenvetoja tallennetaan CaseM-asianhallintajärjestelmään Fujitsun palvelimelle. (erillinen tietosuojaseloste)

Ohjelmistojen ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmiin Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot.

Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös:

Rekisterin pitäjä

Raision seudun koulutuskuntayhtymä (jatkossa Raseko)
Eeronkuja 4 A, 21200 Raisio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö:
Suvi Tanhuanpää
Sähköpostiosoite: suvi.tanhuanpaa@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)44 705 7469
Tietosuojavastaava: Olli Vuorinen
Sähköpostiosoite: olli.vuorinen@raseko.fi
Puhelin: +358 (0)40 716 1312

Rekisterin nimi

Webropol Case Management Whistleblower -lisämoduuli

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n ns. whistleblower direktiivin mukainen digitaalinen kanava väärinkäytösilmoitusten tekoa varten kansallisen ilmoittajasuojalainsäädännön velvoitteiden mukaisesti. Kanavan on tarkoitus mahdollistaa turvallinen anonyymi ilmoittaminen väärinkäytöksistä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Ilmoittaja voi valita haluaako hän salata omat tietonsa. Kaikkia ilmoituksen tietoja on mahdollista poistaa, myös yksittäin.

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:

i. Etu- ja sukunimi, yhteystiedot (kuten sähköposti, puhelinnumero, osoite);

ii. Etu- ja sukunimi, ammatti, asema, työntekijä, yhteystiedot (yritys, sähköposti, puhelin, fyysinen liikeosoite), tunnistetiedot, ammatilliset tiedot, välitystiedot ja sijaintitiedot; ja/tai

iii. IP -osoite, mahdollinen evästeiden kautta saatu henkilötieto. Webropol toimii Tietosuojasääntelyn mukaisena käsittelijänä ja Raseko rekisterinpitäjänä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Webropol-kyselyn hallinnan tunnuksen saaneita käyttäjiä velvoitetaan poistamaan kyselyjen tiedot asian mukaisesti kyseiseen käsittelyyn liittyvien ohjeiden mukaisesti

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään Webropol-kyselyjärjestelmän verkkosivujen kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla
www.raseko.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen

Rekisterin suojausperiaate

Sähköisessä muodossa käsiteltävät tiedot

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Palvelussuhteen päättyessä myös käyttäjätunnus lakkaa olemasta. Käyttöoikeus on talouspäälliköllä ja controllerilla.

Palvelu sijaitsee Webropolin palveluntarjoajan palvelimella Suomessa. Laitteiden fyysinen suojaus ja varmuustallennus suoritetaan käsittelijän (palvelun tarjoajan) toimesta.

Ohjelmiston ylläpitäjän erikseen nimetyillä työntekijöillä on pääsy ohjelmaan Rasekon yhteydenoton vuoksi esim. ohjelmistovirheet ja päivitykset. Ohjelmiston toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on salassapitoa koskevat ehdot.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Selosteen muuttaminen

Raision seudun koulutuskuntayhtymällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme ja viimeisin versio tästä selosteesta löytyy myös: